Wymieniliśmy już bolączki klasycznego przechowywania i tak samo jak w przypadku asystorów jezdnych, dzisiaj czas na nasze rozwiązania. A także odpowiedź na pytanie – czy dobry system przechowywania musi być skomplikowany? Od razu uchylamy rąbka tajemnicy, że nie, ale musimy niejako przestawić swój sposób myślenia o magazynie.
Ostatnio mówiliśmy o: Część 5 z 7 - Przechowywanie jako generator bolączek.
Na chwilę wróćmy do…
W poprzednim artykule pisaliśmy o pytaniu, czy na pewno potrzebujemy przechowywać w gabinecie wszystkie elementy przez cały czas? Skoro powoduje to tyle problemów, zamiast rozwiązywać każdy pojedynczo, można usunąć całe spektrum, zmieniając po prostu system przechowywania. Potrzebne do danej procedury albo zabiegu narzędzia i materiały będą znajdywać się w gabinecie podczas wizyty pacjenta, ale nie będą tam na stałe. A jak to zrobić?
Co proponujemy?
Nasza koncepcja przechowywania skupia się na dwóch aspektach – centralnym magazynie dla całej kliniki i systemowym rozwiązaniu logistycznym w postaci zestawów przygotowanych pod konkretne procedury, w naszym przypadku pakowanych w organizery firmy Zirc. Jak widzimy taki koncept? Dotychczas trzymane w gabinetach materiały czy akcesoria przenosimy do jednego wspólnego magazynu. Czy to znaczy, że w gabinetach nie zostaje nic? Nie, materiały jednorazowe, takie jak chociażby rękawiczki, lignina, materiały jednorazowe dla pacjenta i znieczulenia, jak najbardziej zostają w gabinecie. Zapas tych materiałów powinien wystarczyć na jeden dzień lub maksymalnie 1 tydzień roboczy. Robimy też wyjątek dla narzędzi typowych dla gabinetu specjalistycznego np. narzędzia do chirurgii lub ortodoncji. Natomiast, rzeczy w magazynie grupujemy w specjalnie przygotowane, zabezpieczone pokrywą wanienki i tace. Ideą takiego rozwiązania, jest zebranie potrzebnych elementów w zestawy pod konkretny zabieg. W końcu przed każdą procedurą wiemy, jakie narzędzia, akcesoria i materiały będą przy niej wymagane. A sama liczba oferowanych przez nas procedur jest znana i skończona. Dlatego możemy przygotować osobne zestawy dopasowane pod konkretną procedurę, zapakowane w tace narzędziowe, kasety i wanienki z materiałami.
Zanim przejdziemy do zalet, trzeba odpowiedzieć na pytanie, które pewnie nasuwa się już od kilku linijek. Jak sprawić, żeby w magazynie panował porządek? Aby pobieranie zestawów było maksymalnie intuicyjne? Najlepiej będzie wprowadzić spójny system oznaczeń. Preferujemy oznaczenie kolorystyczne – dla każdej kategorii procedur/procedury wybieramy jeden kolor i nim oznaczamy potrzebne zestawy. W taki sposób asysta po wejściu do magazynu od razu wie po co sięgnąć. Jeśli dodamy do tego przezroczysty front organizerów – od razu możemy się upewnić co jest w środku. Bardzo ważnym elementem takiego systemu jest też zunifikowanie wszystkich gabinetów zarówno pod względem ustawienia wyposażenia, jak i lokalizacji materiałów i narzędzi w szufladach mebli. Dzięki temu operatorzy, niezależnie od tego w jakim gabinecie pracują wiedzą dokładnie w jakiej szufladzie znajdą potrzebne elementy.
Procedura i zalety systemu
Jednak nawet najlepszy układ nie będzie działał dobrze bez odpowiedniej procedury. Przejdźmy przez nią krok po kroku. Przed umówioną wizytą, asysta wnosi do gabinetu potrzebną tacę z narzędziami i materiałami jednorazowymi oraz wanienkę z materiałami. Tacę z narzędziami rozkłada od razu na podręcznej przestrzeni roboczej, a tacę z materiałami na blacie mebli. Wszystko jest od razu pod ręką i po nic więcej nie trzeba wstawać. Narzędzia opuszczają kasetę wyłącznie podczas używania ich przy pacjencie, a po skończonej procedurze trafiają z powrotem do kasety, a następnie w zabezpieczonej tacy są przenoszone do sterylizatorni do czyszczenia i sterylizacji oraz do uzupełniania w magazynie (który może być zlokalizowany na końcu ciągu sterylizacyjnego). Tym samym mamy w każdym gabinecie taką samą procedurę, dla całego personelu.
Więc czas na zalety. Po pierwsze taki system sprawia, że wszystkie czynności związane z przygotowaniem do procedury dzieją się szybciej i są bardziej intuicyjne. Nie musimy niczego specjalnie szukać, ani kompletować. Logistyka przed, w trakcie i po zabiegu jest znacznie usprawniona, co wpływa również na wydajność pracy z pacjentami, a końcowo na to, że jesteśmy w stanie przyjąć więcej pacjentów niż przed wdrożeniem systemu.
Zwiększamy kontrolę nad zamawianymi materiałami, a tym samym wydatkami, ponieważ jeden centralny magazyn łatwiej kontrolować niż kilka. Materiały się nie przedawniają, ani nie gubią, bo wszystko jest w jednym miejscu i o wiele łatwiej jest o skuteczny nadzór. Dodatkowo nie są bez potrzeby multiplikowane na każdy gabinet. Tak jak opisywaliśmy w poprzednim artykule, ilości wydawanych materiałów dla każdego z gabinetów z reguły znacznie przerastają zapotrzebowanie. Weźmy za przykład krążki ścierne – dla każdego gabinetu wydamy ich 100 sztuk, ale w systemie widnieją już jako zużyte. Nikt nie kontroluje jaka ilość tak naprawdę została użyta – tego można się dopiero doliczyć przy końcowym remanencie. W systemie Zirc z kolei, takie krążki ścierne będą znajdywały się tylko tam, gdzie są potrzebne i w ilości zakładającej racjonalny margines.
Łatwiej też stworzyć i nauczyć się procedur obsługi, bo przez zunifikowanie systemu przechowywania, do wszystkich gabinetów stosujemy jedną i tę samą procedurę. Również z tego powodu wdrażanie nowych pracowników, czy nieprzewidziane rotacje, przestają być problemem. Pamiętajmy też, że nie musimy tym samym inwestować w rozbudowaną zabudowę meblową w gabinecie.
Jest jeszcze bardzo istotna kwestia bezpieczeństwa. System ZIRC pozwala na wiele sposobów zmniejszyć ryzyko infekcji krzyżowych. Materiały są przechowywane poza gabinetem czyli strefą skażenia aerozolem, a te które są podawane do zabiegu w wanience są zabezpieczone pokrywą. Narzędzia znajdujące się w bezpiecznej dla rąk kasecie, chroniącej zarówno je same jak i operatora, opuszczają ją wyłącznie podczas zabiegu i po użyciu trafiają znów do tej samej kasety. Następnie trafiają do termodezynfektora i są pakietowane oraz sterylizowane. Dzięki temu ryzyko ekspozycji zawodowej jest zredukowane. Natomiast dodatkowym benefitem wynikającym z mycia narzędzi w myjni i kasetach jest fakt, że mniej się zużywają, a dodatkowo kaseta chroni je przed uszkodzeniami mechanicznymi.
Powyższe zalety są bardziej funkcjonalne, ale istotne jest też to, jak taki system wpływa na pracę personelu. Nikt nie martwi się przygotowaniem elementów do procedury, nie ma sytuacji, że przełożymy coś do innej szuflady, albo nie możemy znaleźć tego, co akurat jest najbardziej potrzebne. A to wpływa na mniejszy stres, większe skupienie i spokój personelu. A co za tym idzie – sama praca jest przyjemniejsza i bardziej bezbłędna. Szczególnie, że po zabiegu nie musimy wszystkiego ponownie porządkować w gabinecie - zestaw idzie do sterylizatorni gdzie jest pakowany w ten sam organizer i przenoszony z powrotem do magazynu. Prosto, łatwo i przyjemnie.
Gotowi na wszystko
A co, jeśli stanie się coś niespodziewanego? Zestaw upadnie na podłogę, albo wystąpi nieprzewidziana, dodatkowa procedura? Dostarczamy po prostu nowy zestaw. Zajmuje to chwilę, nie musimy kompletować elementów, a poza tym nikt się nie stresuje zaistniałą sytuacją. Ilość zestawów dopasowuje się pod ilość konkretnych zabiegów, gabinetów i częstotliwość procedur sterylizacji.
Przedstawiane przez nas rozwiązanie, będąc bardziej funkcjonalnym jest również tańsze w długofalowym utrzymaniu. Mimo tego, zdajemy sobie sprawę, że początkowo będzie wymagało pewnego nakładu - musimy kupić organizery i zainwestować w większą ilość narzędzi, a także opracować procedury i je udoskonalić w pierwszym okresie użytkowania. Jednak system spłaca się bardzo szybko dzięki argumentom wymienionym w tym artykule.
No dobrze, a meble?
Z mebli nie rezygnujemy, ale powinniśmy je dopasować do nowej wizji pracy i przechowywania. Ustaliliśmy, że strefy pracy operatorów łączą się na godzinie 12 i aby umożliwić obojgu łatwy dostęp do mebla - właśnie w tym miejscu powinien się znaleźć. Przy takim rozwiązaniu asysta ma łatwy, niewymagający wstawania, dostęp do blatu i szuflad w jej strefie pracy. Oczywiście nie ma pełnego dostępu do wszystkich szuflad, ale między innymi po to wprowadzamy system organizerów, aby nie był to problem. Jednocześnie taki mebel obsługuje omawianą tacę tworzącą podręczną przestrzeń roboczą. Ale jak to wszystko ułożyć, aby zachować ergonomię? Konsultując projekty naszych klientów, którzy zdecydowali się na unity XO, ustalamy odległości co do centymetra. Jest to kolejno 265 cm od punktu montażowego unitu do ściany za meblem w przypadku tacy zamontowanej na wysuwanym blacie i 270 cm dla mobilnej tacy Avant produkcji Dental Art. Wielkością mebli możemy Was zszokować – optymalna to 2 metry szerokości. Cztery segmenty po 50 cm szerokości i 50 cm głębokości, w tym jeden segment przeznaczony na zlew i kosze – naprawdę nie potrzeba więcej.
Ale jak właściwie używać takiego mebla, skoro nie chcemy w nim przechowywać wszystkich materiałów i narzędzi? Jest to przestrzeń na elementy, które po prostu muszą być blisko, takie jak ulubione narzędzia czy materiały jednorazowe. Te ostatnie mogą być też umieszczone w dyspenserze nad blatem mebla. W meblu jest jedna szuflada na którą warto zwrócić szczególną uwagę - która po otwarciu znajduje się na wysokości prawego kolana asysty siedzącej na godzinie 9 – można do niej sięgnąć z wygodą zbliżoną do obsługi tacy. Dzięki temu szuflada ta staje się funkcjonalną przestrzenią przechowywania podręcznego i jeśli jest zabezpieczona hermetycznie, to właśnie tam sugerujemy przetrzymywanie wanienki z materiałami używanymi do zabiegu. Aby po pobraniu materiałów zabezpieczyć je przed skażaniem, wystarczy po prostu zamknąć szufladę i wrócić do zabiegu.
Produkty, o których mówiliśmy w tym artykule znajdziecie u nas pod tymi linkami:
Organizery ZIRC >
Dyspenser materiałów jednorazowych WISH >
Następny artykuł: Ciągi komunikacyjne, czyli jak optymalizować czas – cz. 7 z 7
