Jak przechowywanie może wpływać na naszą codzienną pracę? Czemu źle zarządzany magazyn ma przełożenie na pracę przy unicie? O tym i wiele więcej w dzisiejszym artykule!
Ostatnio mówiliśmy o: Część 4 z 7 - Gdzie sięgać, czyli o podręcznej przestrzeni roboczej.
Czemu przechowywanie jest ważne?
Przechowywanie w gabinecie to kwestia ważna tak samo jak wygodny unit czy zgrana praca z asystą. Wpływa na komfort pracy, na jej szybkość i sprawność, ale też na bezpieczeństwo i prawdopodobieństwo popełnienia błędu. A przede wszystkim wpływa na spokój zespołu. Nie mówilibyśmy o tym, gdyby status quo nie stwarzał problemów, ale nie chcemy zostawiać czytelnika tylko z podsumowaniem problemów utartych rozwiązań – jak zawsze mamy swoje propozycje rozwiązań, które omówimy w kolejnym artykule.
Jaki jest najczęstszy system przechowywania i czy ma on sens?
Zacznijmy od tego co z reguły składa się na przestrzeń przechowywania. Standardowo każdy gabinet w klinice ma swoją rozbudowaną zabudowę meblową, w której ulokowana jest większość potrzebnych narzędzi i materiałów, co sprawia, że niejako każdy gabinet jest samowystarczalny. Na pierwszy rzut oka to bardzo dobre rozwiązanie – wszystko jest w jednym pomieszczeniu i niczego nie zabraknie. Jednak to, że wszystko jest w jednym pomieszczeniu, nie znaczy, że jest pod ręką – z reguły asysta i tak wstaje od unitu, żeby po coś sięgnąć. Ani nie znaczy, że niczego nie zabraknie. Wyobraźmy sobie codzienne sytuacje, często spotykane w klinikach. Czy godzinę temu przypadkiem koleżanka z gabinetu nr 2 nie pożyczała narzędzi do ekstrakcji? Czy w zeszłym tygodniu na pewno uzupełniliśmy materiały zużyte do nagłej, nieplanowanej procedury? Czy pilniki do endo, które preferuje doktor Kowalski będą na pewno w gabinecie, w którym będzie dzisiaj przyjmował? Te wątpliwości wzrastają wykładniczo wraz z kolejnym gabinetem i personelem. Dlatego tak trudno jest zadbać o indywidualne stany magazynowe kilku gabinetów. Do tego dochodzi istotne pytanie, czy w jednym gabinecie przez cały czas potrzebne są wszystkie narzędzia i materiały? Przedstawiony system idzie trochę na skróty i stara się zapobiec każdej sytuacji, mnożąc tym samym swoje problemy. Jakie one są?
Mnożenie kosztów i obowiązków
Zacznijmy od tego, że aby przechowywanie było poprawne i funkcjonalne, wymaga dobrej organizacji, systemu orientacyjnego i znajomości procedury przez personel. A przede wszystkim każdą przestrzenią przechowywania trzeba zarządzać – pilnować jej stanu magazynowego, ułożenia elementów, kontrolować ryzyko skażenia wysterylizowanych narzędzi i dat ważności materiałów. Powielając dużą przestrzeń przechowywania w postaci zabudowy meblowej w każdym gabinecie, mnożymy ilość magazynów i tym samym ilość zadań logistycznych – każdym magazynem trzeba przecież zarządzać.
Mnożymy też ilość kosztów – każdy gabinet zawiera zduplikowane narzędzia, materiały i akcesoria, które przecież nie są używane cały czas, ale są na miejscu, gdyby pojawiła się taka potrzeba. A co gdy personel przeoczy sytuację, gdy w danym gabinecie przez dłuższy czas nie wykonuje się danych procedur? Niektóre materiały ulegają przedawnieniu i nadają się tylko są do utylizacji. Więc tak naprawdę nie płacimy za to co jest potrzebne, ale też za to co być potrzebne tylko może. Jeśli chodzi o koszty – pamiętajmy też, że powielanie dużej zabudowy meblowej dla każdego gabinetu to kolejne mnożące się wydatki. Jednocześnie to potrzeba korzystania z większych pomieszczeń – a to wpływa na brak miejsca na pozostałe elementy i wyższe koszty najmu jeśli musimy tym samym mieć większą klinikę.
Chodzi o jakość pracy, bezpieczeństwo i koszty
Można by dojść do wniosku, że świadomi kosztów wolimy takie rozwiązanie, bo wszystko jest w gabinecie i ułatwia nam to pracę. Abstrahując już od samej idei przechowywania „wszystkiego”. niestety takie rozwiązanie i tak wpływa negatywnie również na organizację pracy.
Po pierwsze personel musi być szczegółowo przeszkolony, a procedury dostosowane pod kątem rozkładu przestrzeni magazynowej w każdym gabinecie. To nie tylko kwestia przeznaczanego czasu, ale też większej możliwości pomyłki, czy zwykłego ludzkiego zapominania gdzie znajduje się dany element. Skala wyzwania zwiększa się podczas wdrażania nowego personelu, który musi się nauczyć wszystkich pisanych i niepisanych procedur zanim zacznie efektywnie funkcjonować. Jeśli każdy gabinet zabiegowy jest inny, komplikacje wzrastają wykładniczo.
Jednak największym minusem jest pobieranie elementów z przestrzeni przechowywania. Na każdym etapie trzeba pamiętać, gdzie dokładnie są, należy je zawsze odkładać w to samo miejsce, żeby nie dopuścić do bałaganu. Uważamy, że to nie są kwestie, o których asysta czy lekarz powinni myśleć podczas zabiegu. Każdy wolałby po prostu pracować, niż każdorazowo zastanawiać się jak zorganizować swoją pracę. Pewnie każdy spotkał się z sytuacją, gdy sięga po element, który przecież zawsze był w tym miejscu, ale dzisiaj jak na złość go nie ma. Zaczyna się bieganina, nie dbamy już o porządek, bo przecież pacjent czeka. Czy na pewno po zabiegu będziemy pamiętać, żeby wszystko na nowo ułożyć? Pożyczając materiały z innego gabinetu nie eliminujemy problemu tylko przesuwamy go w inne miejsce i na później.
Do tego pamiętajmy, że z reguły materiały umieszczone są w obszernej zabudowie meblowej, po której szufladach rozsiane są elementy. Samo wyciąganie czegoś z kilku szuflad już sprawia, że poświęcamy na to więcej czasu. Poza tym, jako że gabinety zużywają różne elementy w różnym czasie, dochodzi do sytuacji, gdy w jednym dany materiał się kończy. I ponownie występuje sytuacja, o której mówiliśmy przed chwilą – trzeba poszukać materiału w innych gabinetach. Jednak wydaje się, że niestety wszyscy do tego przywykliśmy. A oprócz tego należy potem jeszcze odnotować pobranie takiego materiału, żeby mieć kontrolę nad stanem magazynowym. Czy będziemy o tym pamiętać?
To wszystko wpływa na dwie podstawowe kwestie. Jedna to regularna irytacja personelu i stres generowany przez zwiększoną ilość problemowych sytuacji. Chaotyczna atmosfera i napięcie psychiczne może powodować konflikty między personelem, ale też większe zmęczenie – a gdy skupienie ustępuje miejsca rozkojarzeniu pojawia się ryzyko błędu, już nie tylko w pobieraniu narzędzi, ale przede wszystkim podczas zabiegu. Drugą kwestią są w dalszym ciągu koszty. Im więcej czasu przeznaczamy na ciągłe organizowanie pracy i rozwiązywanie problemów generowanych przez niedopasowany system, tym mniej go mamy dla pacjentów. Poświęcane przy wizycie każdego pacjenta minuty na szukanie narzędzi czy pożyczanie materiałów z gabinetu obok, pod koniec dnia przerodzą się w spory zasób zmarnowanego czasu. Pomnóżmy to razy pięć dni w tygodniu, a potem przez cztery tygodnie w miesiącu. Ile czasu, który można było przeznaczyć na przyjęcie dodatkowych pacjentów straciliśmy? Ile nas to kosztowało? Strata czasu przeradza się w stratę pieniędzy.
W tym wszystkim przewija się jeszcze jeden element, często zapominany, a jest kluczowy, bo wpływa nie tylko na personel, ale też na pacjenta. Jest nim bezpieczeństwo. Jeśli chcemy w gabinecie przechowywać wszystkie materiały, to musimy bezwzględnie zadbać o ich zabezpieczenie przed skażeniem. To oznacza przykładowo hermetyczne szuflady, które zwiększą koszty, częste czyszczenie powierzchni, co wydłuża czas do przyjęcia kolejnego pacjenta, czy końcowo większe ryzyko zakażeń krzyżowych, bo nie wszystko zawsze da się zrobić idealnie.
Po co?
Wszystkie te problemy są duplikowane przy każdym następnym gabinecie. Rosną koszty, rośnie ryzyko infekcji krzyżowych, wprowadzany jest większy chaos i stres, a do tego musimy tym wszystkim zarządzać i się nie pogubić. I nawet jeśli się nie pogubimy, to powstaje pytanie – po co? Tradycyjny system przechowywania jest po prostu mało funkcjonalny i generuje masę problemów i bolączek. A my przecież chcemy pracować sprawnie i wygodnie. Ale nie wypowiadamy też wojny meblom. Chodzi o sposób w jaki są wykorzystywane i cały system organizacji. Jaka jest nasza propozycja? O tym w kolejnym artykule.
Następny artykuł: Jak przechowywać i nie zwariować? - cz. 6 z 7
